Empresa e centros de custo
Preencher os dados da tua empresa no ScanFatura e organizar as despesas por centros de custo, projetos e categorias.
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Antes de carregares a primeira fatura, o ScanFatura precisa de saber de que empresa são as despesas. Depois, os centros de custo ajudam-te a arrumá-las por projeto, departamento ou categoria.
Preencher os dados da empresa
Abre Definições (no telemóvel, em Mais) e escolhe Dados gerais. Na primeira vez, o formulário chama-se Criar empresa.
- Escreve o Nome da empresa.
- Escreve o NIF, com 9 dígitos. Podes usar espaços, por exemplo
500 000 000. - Confirma a Moeda base, o País e o Fuso horário. Por omissão são o euro, Portugal e Lisboa.
- Se quiseres, preenche a Morada: Rua e número, Andar, porta ou complemento, Código postal, Localidade e Distrito. Todos estes campos são opcionais.
- Carrega em Criar empresa.
A partir daí, o mesmo ecrã chama-se Dados da empresa. Para mudares alguma coisa, edita os campos e carrega em Guardar alterações.
Se aparecer um erro
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Este NIF não é válido. Confirma os 9 dígitos. | Há um dígito errado. Confirma o NIF num documento oficial da empresa. |
| Já existe uma empresa na tua conta. Altera os dados dela em vez de criares outra. | A empresa já foi criada. Recarrega a página para a editares. |
| A tua conta tem mais do que uma empresa ativa. Fala com o suporte para resolver. | Fala connosco para resolvermos. |
Centros de custo
Um centro de custo diz a que parte do negócio pertence cada despesa. Escolhes um quando carregas ou revês cada documento, e ele aparece na exportação, por isso o teu contabilista vê logo onde lançar cada fatura.
Abre Centros de custo na barra lateral (no telemóvel, em Mais). Também lá chegas por Definições › Centros de custo.
Criar um centro de custo
- Em Adicionar centro de custo ou projeto, escreve o Nome.
- Se quiseres, escreve um Código (opcional). Cada código só pode ser usado uma vez na tua empresa.
- Escolhe o Tipo: Projeto, Centro de custo ou Categoria.
- Carrega em Adicionar.
O tipo define a coluna onde o nome aparece na exportação:
| Tipo | Coluna na exportação |
|---|---|
| Categoria | Categoria |
| Centro de custo | Centro de custo |
| Projeto | Projeto |
Editar, desativar e excluir
- Editar muda o nome, o código e o tipo. Confirma com Guardar.
- Desativar esconde o centro de custo dos documentos novos, mas guarda o histórico. Os documentos que já o usam ficam com ele, marcado (inativo). A confirmação diz quantos documentos o usam.
- Para reativar, carrega em Editar, escolhe Ativo em Estado e carrega em Guardar.
- Excluir apaga o centro de custo de vez. Se houver documentos com ele, escolhe em Passar os documentos para o centro de custo que os recebe e carrega em Passar e excluir. Nenhum documento fica sem centro de custo.
No telemóvel, cada centro de custo é um cartão com os botões Editar, Desativar e Excluir. No computador, os mesmos botões aparecem como ícones na tabela. Passa o rato por cima para veres o nome.